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Checkliste für den Erfolg Ihrer Roadshow 

 Mai 21, 2022

By  Nick Oehme

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Alles Gute beginnt mit einer Idee!

Eine starke Roadshowidee zeichnet sich dadurch aus, dass sie begeistert. Sie hat das Potenzial, die Zielgruppen nebst Partner und auch das eigene Unternehmen buchstäblich abzuholen. Mit einer guten Idee ist die Basis gelegt: Es entsteht die Perspektive einer erfolgreichen Roadshowplanung, woran sich nahtlos eine lückenlose Planung aller Rahmenbedingungen - logistisch wie operativ - anschließt.

Doch wie kommt man über eine starke Idee an eine ausgewogene und verlässliche Roadshowplanung?

In diesem Guide erfahren Sie, wie aus einer guten Idee eine starke und sichere Roadshowplanung entsteht, und das garantiert!

Gleich ob die Roadshow zur Produktvorstellung, Schulung, Training oder Promotion stattfindet und ob die Laufzeit nur wenige Monate oder ein Jahr oder länger dauern soll:

Eine Roadshow beginnt mit einer zündenden Idee!

Und dabei empfiehlt es sich, die Perspektive der potenziellen Gäste und Teilnehmer einzunehmen. Was muss geboten werden, damit diese auch nach der Veranstaltung positiv darüber berichten? Wie lässt sich Begeisterung erzeugen? Je besser die Idee aus Sicht des Zielpublikums unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen, umso sicherer wird der Erfolg der Roadshow auch nachhaltig sein!

Warum grundsätzlich die Roadshow eine gute Idee ist?

Eine Roadshow hat den großen Vorteil der Unabhängigkeit. Feste Messetermine, unflexible Locations – weg damit! Mit der Flexibilität und Mobilität einer Roadshow können wichtige Neuheiten zeit- und ortsunabhängig dem Abnehmerkreis vorgestellt werden! Ein Showtruck ist dafür die richtige Kommunikations- und Trägerplattform.

  • Er ist ein hochflexibler Touchpoint für Kunden, Interessenten und Partner - örtlich und zeitlich ungebunden.
  • Als Raum auf Rädern ist er in kürzester Zeit nach Maß eingerichtet.
  • Als mobiler Showroom ist er eine einfache, innovative und vielseitige Art der mobilen Live-Kommunikation.

Es gibt wichtige Aspekte bei der Vorbereitung einer Roadshow. Beleuchtet man diese gründlich, ist der maximale Erfolg aus der Aktion garantiert.

 Eine starke Planung führt zu einem starken Auftritt!


Der nächste Schritt: Entwicklung eines Grobkonzeptes

Nach Festlegung der Idee, kann der nächste Schritt erfolgen: Der Aufbau des Grobkonzeptes. Im Grobkonzept werden sämtliche relevanten logistischen und operativen Rahmenbedingungen geklärt.

Dazu gehören die Kernfragen:

  • Mit welcher Anzahl von Aktionen können die Ziele sicher erreicht werden?
  • In welcher Zeiteinheit können die Ziele erreicht werden?
  • Wie sollen die einzelnen Events verlaufen, mit wieviel Teilnehmern und welcher Verteilung über die Woche und den Tag ist zu rechnen?
  • Auf welchen Plätzen - öffentlich oder privat - und mit welcher Fläche und Zufahrtswegen soll die Roadshow stattfinden?
  • Mit welcher Fahrzeuggröße können die Ziele unter den Rahmenbedingungen am besten erreicht werden?

Eine klare Definition von Zielsetzung, logistischen Rahmenbedingungen und abgeleitetem Fahrzeugwunsch ist für das spätere Feinkonzept das A und O.

Bei diesem Schritt ist zu beachten:

Je mehr Vorlaufzeit für Research, Kreation und Administration vorhanden ist, desto breiter und tiefer kann man die Maßnahme im Detail planen. Mit etwa drei Monaten Vorlaufzeit ist hierbei auch für den notwendigen Abstimmungsprozess beim Auftraggeber zu rechnen.

Erstellen Sie Ihre Rückwärtsplanung

Mit genügend zeitlichem Vorlauf kann im Anschluss stressfrei und mit Bedacht die Rückwärtsplanung erstellt werden.

Ist ein fixes Datum für den Start der Roadshow festgelegt, können mit einem so genannten „T-Plan“ rückwärts die wichtigsten Planungsschritte visualisiert werden.

Dabei ist es sinnvoll, dass sich der Start der Roadshow zeitlich mit einem Momentum verknüpfen lässt. Es gilt einen Anlass zu finden, welcher der Roadshow besonders viel Aufmerksamkeit gibt und somit das Zielpublikum und wichtige Marktbegleiter bereits vorher sensibilisiert.

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Vom Grobkonzept ins Feinkonzept: Entwickeln Sie ein Raumgefühl!

Die Rückwärtsplanung ist erstellt? Los geht´s mit dem Feinkonzept!

Dass eine Roadshow nicht ohne den Roadshowtruck funktioniert, ist klar - aber welcher Showtruck eignet sich am besten?

Der Showtruck sollte bewusst ausgewählt werden. Zu einem starken Roadshow - Auftritt gehört der individuelle und für das jeweilige Unternehmen optimale Showtruck. Im Feinkonzept geht es auch darum, ein Raumgefühl zu gewinnen. 

Die Fahrzeug- und Anbietersuche startet! Priorität hat die Suche und frühe Festlegung einer kleinen Auswahl von Anbietern und Fahrzeugmodellen - passend zur Aktion und zum Unternehmen.

Hierbei werden Antworten auf folgende Fragen gefunden:

  • Was muss das Infomobil oder der Showtruck technisch und funktional leisten?
  • In welcher Zeit kann das Fahrzeug vor Ort während der Roadshow einsatzbereit sein?
  • Welcher Partner soll mit welcher Fahrzeuglösung den Erfolg der Roadshow garantieren?
  • Ab wann ist das gewünschte Fahrzeugmodell für den Innenausbau und das Branding verfügbar um den Starttermin zu ermöglichen?

Die Zahl der Anbieter von qualitativ hochwertigen Showtrucks sowie dazu passendem Dienstleistungsprofil ist zwar übersichtlich, die Entscheidung will aber mit Bedacht und sorgsam gefällt sein. Schließlich geht es um den Erfolg des Roadshowprojektes.

Hier ein paar wertvolle Tipps:

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Tipp 1


Finden Sie den zu Ihnen am besten passenden Fahrzeuganbieter

Prüfen Sie die Anbieter auch im Bereich finanzieller Stabilität auf Herz und Nieren, ohne Kompromisse! Und machen Sie sich auf jeden Fall vor Ort ein persönliches Bild vom Anbieter und seinen Fahrzeuglösungen.

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Tipp 2


Prüfen Sie genau, welche Fahrzeuggröße zu Ihrer Aktion am besten passt

Ein Showtruck ist nicht "1:1" mit einem Messestand vergleichbar. Er muss das zur Aktion passende Ambiente, die richtige Raumgröße sowie sämtliche technischen Möglichkeiten bieten. Zudem soll er sich einfach und optimalerweise nur durch eine Person - den Truckmanager - auf - und abbauen sowie bewegen lassen.


Deshalb sind bei der Fahrzeugauswahl auch alle Fragen zur praktischen Handhabbarkeit, von Transfer bis zu Auf- und Abbau, zu beantworten.

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Tipp 3


Gewinnen Sie "live" ein Raumgefühl

Besuchen Sie vor der Auftragserteilung die passendsten Fahrzeuganbieter und machen Sie sich vor Ort einen Eindruck von der Qualität der Fahrzeuge, der Werkstätten und lassen Sie sich Referenzbeispiele zeigen

Ein "live" gewonnenes Raumgefühl ist durch nichts zu ersetzen! Der Garant für Ihren überzeugenden Roadshowauftritt ist das Zusammenspiel aller benötigten Ressourcen im Hintergrund: Fahrzeuglösung, Gestaltung innen und außen sowie sämtliche logistischen Prozesse tragen gemeinsam zum Erfolg Ihrer Roadshow bei.

Qualität vor Quantität!


Denken Sie bereichsübergreifend - Schöpfen Sie den Mehrwert aus Ihrer Roadshow 

Bei genauem Hinsehen findet man auch intern häufig Zusatznutzen einer Roadshow. So lässt sich das Erreichen unterschiedlicher Zielgruppen - z.B. kaufmännische Audience und technische Audience - durch ein übergreifendes modulares Konzept häufig koppeln. Damit ergeben sich für die Ausgestaltung der Roadshow zusätzliche Möglichkeiten, die eventuell bereits bei der Budgetierung zu berücksichtigen sind.

Eine längere und intensivere Nutzung führt aus Unternehmenssicht automatisch zu einer deutlich verbesserten Hebelwirkung des eingesetzten Budgets.

Mit der frühen Einbindung relevanter zusätzlicher Anspruchsgruppen erhalten Sie zudem auch intern den Rückhalt für eine erfolgreiche Roadshowplanung. Nutzen sie die Roadshow also auch als interne Kommunikationsmaßnahme.

Planen Sie eine gewisse Flexibilität ein

Für Fahrzeuggestaltungen gelten andere Bedingungen als für Drucksachen oder Webdesign. Da die Fahrzeugoberflächen als Raumkörper 3-dimensional zu gestalten sind, müssen Logos und grafische Elemente gegebenenfalls verändert oder verschoben werden.

Ein Branding auf einem Fahrzeug ist so emotional wie dessen eigenes Erscheinungsbild.

Den Mut für notwendige Ergänzungen des Corporate Style Guides zu haben und dreidimensional zu denken, lohnen sich hierbei.


Lassen Sie sich auf moderne Planungswerkzeuge ein

Eigenständige Excel Listen und mühsames „Abarbeiten“ waren gestern. Die Roadshowplanung wird erleichtert, wenn moderne Planungsportale genutzt werden. Werkzeuge, die cloudbasiert, lösungsorientiert und unkompliziert arbeiten, sollten hierbei zum Einsatz kommen.

Für alle an der Planung der Roadshow beteiligten Bereiche, sowie den Roadshowpartnern wird damit die Planung erheblich erleichtert. Die Dynamik der Planung lässt sich zu jeder Zeit steuern und während der Roadshow hat jeder zu jeder Zeit den gleichen Informationsstand.

Ein online Roadshowmanager ist für eine reibungsfreie und maximal transparente Planung und Umsetzung der Roadshow ein wichtiger Baustein.

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Los geht´s mit der Roadshow! Ein Fazit

Die Roadshow ist ein herausragendes, abwechslungsreiches Kommunikationstool und kann sich bei guter Planung und konsequentem Tourenmanagement zur Institution in Ihrem Marketingmix etablieren. 

Die Aufgaben bei Planung und Umsetzung einer Roadshow sind ähnlich wie die eines Messeauftritts, benötigen jedoch die entsprechende Erfahrung des Zusammenkommens aller Planungsbausteine. 

Zusätzlich ergeben sich hochinteressante Möglichkeiten von der Einladungsaktion und authentischem Storytelling über die Social-Media-Kanäle als zusätzliche Bindungsmaßnahmen für Marke, Dienstleistung oder Produkt. Die Roadshow ist eine tolle Möglichkeit, sich dem Kunden frisch und "anders" zu präsentieren.

In Form eines „rollenden Eventformats“ wird der Kunde im wahrsten Sinne dort abgeholt, wo er steht.

Im Vergleich zu einem Messestand wird eine Roadshow um ein Vielfaches besser memoriert, und mit ihr auch die gezeigten Produkte und Dienstleistungen.

Wenn Sie zusätzliche Beratung für Ihre Roadshowplanung benötigen, sprechen Sie mit dem Team der Roadshow Experts. Dazu buchen Sie sich Ihren Wunschtermin:

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